Übersicht multifile    Neues in multifile    Installation im Netzwerk 



   Installation und Erste Schritte




  Installation  
Diese Kurzanleitung richtet sich an Anwender, die multifile zum ersten Mal installieren. Dies ist NICHT die Dokumentation, sondern eine Starthilfe, die die ersten Schritte begleiten soll. Bitte lesen Sie diese Seiten vor der Installation!



Installation am Einzelplatz

  • Installieren Sie zunächst Microsoft Office (zumindest Word), sofern dies noch nicht geschehen ist.

  • Microsoft Word sollte nach der Installation einmal gestartet werden, da erst in diesem Augenblick die erforderliche Datei "Normal.DOT" erstellt wird.

  • Legen Sie die multifile-CD ein. Das Installationsprogramm von multifile startet automatisch, wenn die Autostart-Funktion auf Ihrem System aktiviert ist.

  • Falls das Setup-Programm nicht von alleine startet, führen Sie bitte das Programm "Setup.EXE" aus, welches sich auf der multifile-CD im Hauptverzeichnis befindet.

  • Folgen Sie anschließend den Anweisungen des Installationsprogrammes.

  • Installation im Netzwerk: hier





Verzeichnisse

  • Die Installation legt folgende Ordner an.

  • C:/multifile-daten
    sofern auf Laufwerk "C" installatiert wurde. Dieser Ordner wird später die zu verwaltenden Dokumente enthalten und enthält direkt nach der Installation nur das Unterverzeichnis "Vorlagen" und eine Normal.DOT.

  • C:/Programme/IAS/multifile
    sofern bei Installation kein anderes Verzeichnis angegeben wurde. Dieser Ordner ist das Installationsverzeichnis. und enthält die multifile-Systemdateien und die Tabellen.

  • Falls bei Installation (oder später) die Pfade zu den multifile-Verzeichnissen geändert worden sind, müssen diese im Register "Datenordner" korrigiert werden.

  • Hierzu starten Sie bitte die multifile "Arbeitsplatz-Konfiguration"
  • Direkt nach Installation ist diese auf dem Desktop zu finden. ansonsten:
    Start - Programme - multifile - Arbeitsplatz-Konfiguration.

  • Das Programm fragt nach Benutzernamen und Passwort. Geben Sie hier bitte ein:

  • Benutzername: Admin

  • Passwort: multifile





Startoptionen für Word und Excel

  • In der Arbeitsplatz-Konfiguration kann auch festgelegt werden, ob Word und Excel unabhängig von multifile gestartet werden dürfen oder nicht.

  • Nach Installation von multifile ist standardmäßig der separate Start von Word und Excel erlaubt, so daß Sie völlig unabhängig von multifile mit Word und Excel arbeiten können.

  • In einem geschlossenen Verwaltungssystem sollte aber dafür gesorgt werden, daß Word und Excel nur noch aus multifile heraus gestartet werden können.

  • Dies geschieht in der Arbeitsplatz-Konfiguration in der Registerkarte "Programmstart" durch Deaktivieren der entsprechenden Checkboxen:





Dateiverwaltung in multifile

  • In einem Verwaltungssystem müssen die Zuordnungen der Dokumente untereinander und die Zuordnungen zwischen Dokument und Datenbank eineindeutig sein - und bleiben. Dies gewährleistet multifile wie folgt:



Ein zentrales Verzeichnis

  • Die Verwaltung der Daten darf nur innerhalb EINES Hauptverzeichnisses stattfinden.
    Dies ist das multifile-Arbeitsverzeichnis. Standardmäßig wird es bei Installation unter dem Namen "multifile-Daten" eingerichtet. Unterverzeichnisse sind beliebig tief und umfangreich erlaubt.



Dateinamen müssen eindeutig sein.

  • Das bedeutet, daß Dateinamen auch über die Ordner hinweg eindeutige Namen besitzen müssen. Es ist innerhalb von multifile nicht möglich, in zwei verschiedenen Ordnern zwei Dateien gleichen Namens zu erstellen.



Dateiname zuerst

  • Wird innerhalb von multifile ein neues Objekt (Dokument, Vorlage, etc.) mit {Datei}{Neu} erfasst, muß als erstes der Dateiname angegeben und mit OK bestätigt werden. Das Objekt wird danach sofort gespeichert, sofern nicht bereits ein gleichartiges Objekt gleichen Namens existiert. Danach kann das Objekt bearbeitet werden.

  • Dieses Vorgehen ermöglicht eine weitgehende Automation von Standard-Vorgängen.



Der erste Programmstart

  • Bei Einzelplatz-Installationen kann der Programmstart unmittelbar nach der Installation ausgeführt werden. Ein Neustart des Computers ist nicht erforderlich.



Login

  • Das Programm fragt beim Start nach Benutzernamen und Passwort. Geben Sie hier bitte ein:

  • Benutzername: Admin

  • Passwort: multifile

  • Es empfiehlt sich, dem Benutzer "admin" ein anderslautendes Passwort zuzuordnen, da praktisch jeder multifile-Anwender diese Kombination kennt.



Aktualisieren der Daten

  • Bei einer Erst-Installation von multifile ist der Ordner "multifile-Daten" bis auf das Unterverzeichnis "Vorlagen" mit der Datei "Normal.DOT" noch leer.

  • In den Ordner multifile-Daten können vorhandene Unterverzeichnisse und Dokumente kopiert werden.

  • Beim ersten Programmstart werden die Daten eingelesen, die multifile in dem ihm zugedachten Ordner ("multifile-Daten") findet. Dabei wird auch geprüft, ob mehrere Dateien identischen Namens existieren. Ist dies der Fall, so werden die betreffenden Dateien umbenannt.

  • Aus mehreren Dateien mit dem Namen "Daten.Doc" wird eine Datei den Namen behalten. Die weiteren Dateien erhalten die Namen "Daten (1).Doc", "Daten (2).Doc" usw.

  • Der Vorgang des Einlesens, das "Aktualisieren", kann auch jederzeit von Hand gestartet werden per Klicken auf das Blitz-Symbol in der multifile-Ablage.



Das System-Menü

  • multifile bietet zwei verschiedene Menü-Strukturen an. Am rechten Bildschirmrand wird die Registerleiste dargestellt, die die wichtigsten Funktionen anbietet. Welche Funktionen dargestellt werden, und in welcher Reihenfolge sie auftreten, läßt sich in der Programm-Konfiguration einstellen. Dort kann die Registerleiste auch ganz abgeschaltet werden.

  • In der Taskleiste erscheint das multifile-Symbol Mit einem einfachen Mausklick auf das Symbol wird das System-Menü von multifile angezeigt. Das multifile-Symbol wird auch in den meisten Anwendungen angeboten. Auch hier läßt sich das System-Menü aufrufen.

  • Das System-Menü enthält abhängig von den Benutzerrechten alle multifile-Module sowie Microsoft Word und Microsoft Excel (sofern installiert). Gestartet werden die Module durch einen einfachen Mausklick.

  • Die Menüs enthalten auch die Möglichkeit, multifile zu beenden. Wird diese Funktion ausgelöst, so werden alle Module beendet. Dazu gehören auch Word und Excel.

  • Das System-Menü weist nur die Auswahlen auf, die dem aktuellen Benutzer zugeteilt wurden. Um den Support zu vereinfachen, steht die Menü-Funktion {?}{Zweiter Benutzer}{Login...} zur Verfügung. Mit dieser Funktion kann sich ein Administrator jederzeit "hinzuschalten" und erhält somit die für ihn erforderlichen Rechte. Abschliessend logt er sich mit {?} {Zweiter Benutzer}{Logout} wieder aus.



Die Ablage

  • Die in multifile angebotene Dokumentenverwaltung wird als "Ablageverwaltung" oder kurz "Ablage" bezeichnet. Die Ablage verwaltet ausschließlich Daten, die sich in dem in der Arbeitsplatz-Konfiguration festgelegten "Anwendungs-Datenverzeichnis" befinden.

  • Die Ablage dient der Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung der Daten aus den einzelnen Anwendungen.

  • Die Ablage verwaltet folgende Dateitypen:

  • RichTextFile (RTF)
  • MS Word-Dokument (DOC)
  • MS Word-Vorlage /DOT)
  • MS Excel-Tabelle (XLS)
  • MS Excel-Vorlage(XLT)
  • Waveform (WAV)


Dateien als "Ordner"

  • In multifile können Dateien hintereinander abgelegt werden. Jede Datei ist somit zugleich ein Ordner, in dem weitere Dateien und Ordner abgelegt werden können.

  • Auf diese Weise ist bei einem längeren Schriftwechsel immer nur die aktuellste Datei zu sehen. Zugehörige Dokumente, Tabellen etc. befinden sich hierarchisch hinter dem aktuellen Dokument.

  • Man erhält damit eine Historie des Vorganges, mehr Übersicht in der Ablage aufgrund deutlich weniger Einträge und vor allem: eine perfekte Übersicht, welche Dateien zusammengehören!



Objekttypen

  • Die Klassifizierung der Daten in verschiedene Objekttypen erhöht zusätzlich die Übersicht. So lassen sich Dokumente z.B. in "Briefe", "Rechnungen" oder "Rundschreiben" unterteilen.

  • Jede Klasse (Objekttyp) erhält ein eigenes Symbol und wird dadurch deutlich gekennzeichnet.



Die Datenbank

  • Der Begriff "Datenbank" hat zwei verschiedene Bedeutungen: Zum einen ist es die Anwendung, zum andern sind es die verwalteten Daten.

  • In multifile wurde unter dem Begriff "Datenbank" eine einzelne Tabelle und beliebig viele zugehörige Bearbeitungsformulare oder Abfragen zusammengefasst. Jede einzelne Tabelle stellt eine separate Datenbank dar.

  • Verbindungen zwischen einzelnen Tabellen sind beliebig möglich. So gibt es auch keine theoretische Begrenzung, wie viele Datenbanken gleichzeitig bearbeitet werden können. Die Grenze legt lediglich die Ausstattung des Arbeitsplatzes fest.

  • Die Trennung der einzelnen Tabellen führt zu einem entscheidenden Vorteil: Sie sind auswechselbar. So lassen sich Datenbank-Anwendungen unabhängig von der aktuellen Installation weiterentwickeln und erst nach der Fertigstellung in das bestehende Gefüge einbinden.

  • Die Datenstruktur-Beschreibung und die eigentlichen Daten sind getrennt. So kann jederzeit eine Tabelle auf andere Systeme kopiert werden, ohne dass dabei Daten übernommen werden müsen.



Beispiel-Datenbank "Anschriften"

  • Im Rahmen der multifile-Installation wurde eine Datenbank names "Anschriften" erstellt. Diese Datenbank dient nicht nur der Einarbeitung in multifile, sondern steht auch als Verwaltungstool für Adressen zur Verfügung.



Datenbank Generator

  • Die Gestaltung der einzelnen Datenbanken wird mit Hilfe des Dienstprogrammes "Datenbank-Generator" vorgenommen. Damit wird die Optik und Funktionalität der Datenbanken festlegt.



Compiler

  • Der Datenbank-Generator enthält einen Compiler, mit dem die Kontrolle des Datenflusses möglich wird. Sonderwünsche lassen sich so bequem realisieren.

  • Die Möglichkeiten des Generators sowie die Programmierung sind in der Online Hilfe umfangreich und detailliert beschrieben.



Online Hilfe

  • Nach der Installation von multifile steht eine ausführliche Dokumentation in Form von HTML-Seiten zur Verfügung.

  • Die Online-Hilfe kann nach Installation von multifile aus der Programmgruppe "multifile" mit Doppelklick auf "multifile-Hilfe" gestartet werden.

  • Innerhalb von multifile erreichen Sie die Online-Hilfe durch Klicken auf das Fragezeichen in der multifile Menüleiste unter dem Menüpunkt "Hilfe". Oder einfacher durch Betätigen der Taste F1.

  • Mit F1 Damit öffnet sich der multifile "Help-Explorer", mit dem die HTML-Seiten der Online-Hilfe übersichtlich angezeigt werden.

  • Die Online Hilfe ist übrigens kontext-sensitiv ! Das heißt Sie erhalten mit F1 in jeder Situation als erstes eine zu dieser Situation passende Seite angezeigt.



Nachwort

  • Damit ist die Kurzanleitung am Ende angekommen. Wir hoffen, daß sie Ihnen eine Hilfe war.